Forti di una storia lunga quasi di 150 anni, siamo in prima linea per ripensare e migliorare la vita di tutti i giorni. Oggi e per le generazioni future. Con l’aiuto dei nostri brand e delle nostre tecnologie innovative e sostenibili, in ogni team in tutto il mondo. Henkel occupa posizioni di leadership sia nel mercato al consumo che in quello industriale: Il nostro portafoglio include ben noti prodotti per la cura dei capelli, detersivi per il bucato, ammorbidenti, ma anche adesivi, sigillanti e rivestimenti funzionali.
Administration Assistant
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Over deze vacature
The Engineering & Maintenance Department Administrator provides comprehensive administrative and coordination support to ensure the efficient operation of the department. This role facilitates communication, documentation, planning, and reporting activities — enabling the engineering and maintenance team to focus on technical and operational excellence.
What you'll do
Administrative Support
- Provide day-to-day administrative support to the Engineering & Maintenance team, including managing calendars, meetings, schedules, correspondence, reports, presentations, and meeting minutes.
- Act as the first point of contact with suppliers and contractors to coordinate activities (e.g. annual maintenance contracts, PO-related issues).
- Issue requests for quotations and receive/review quotations in full alignment with the team.
- Create Purchase Requisitions in SAP/Ariba and follow up with the purchasing department on PO status, invoicing, and supplier complaints or escalations.
- Review spare parts availability and issues in SAP, following up on the complete ordering process, and participate in quarterly stock counts.
- Create IDH entries and equipment numbers in SAP.
- Maintain organized filing systems (digital and physical) for technical and administrative documents, ensuring confidentiality of sensitive information. - Verify technician working hours confirmation related to work orders.
- Support invoice processing and coordination with the finance department.
Coordination & Communication
- Act as the coordination point between Engineering, Maintenance, Procurement, Finance, and other relevant departments.
- Manage internal and external communication with vendors, contractors, and service providers.
- Follow up on action items, deadlines, and deliverables across departments.
Project & Maintenance Support
- Support project planning activities, timelines, and documentation.
- Assist in organizing maintenance schedules, shutdowns, and contractor visits.
- Track progress of ongoing projects and maintenance activities.
Your Qualifications
- Qualifications & Experience
- MBO or HBO education in Administration, Technical Business Administration, Facility Management, or Logistics.
- 5–7 years of experience in an administrative role, preferably in engineering, maintenance, or an industrial environment. -
- Experience with ERP systems (SAP/Ariba preferred) is an advantage.
Skills & Competencies
- Strong organizational and time management skills with high attention to detail.
- Good communication and coordination skills across multiple departments.
- Proficiency in Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
- Fluency in Dutch and English is mandatory.
- Ability to manage multiple priorities effectively.
- Basic understanding of engineering/maintenance terminology is a plus.
Personal Attributes
- Proactive, self-motivated, and reliable.
- Able to work independently as well as collaboratively in a team.
- Service-minded and adaptable in a dynamic environment.
Benefits
- Flexible work schedule with flexible hours, hybrid work, and remote work for up to 30 days per year
- Various national and international growth opportunities
- Global wellness standards with health and preventive care programs
- Gender-neutral parental leave of at least 8 weeks
- Employee stock plan with voluntary investment and matching Henkel shares
- Pension fund
- Disability insurance
- Health insurance
- Cafeteria
At Henkel, we all come from different backgrounds and have different perspectives and life experiences. We believe that the uniqueness of all our employees is our greatest strength. Join the team and bring your uniqueness to us! Everyone is welcome to apply, regardless of origin, culture, religion, sexual orientation, disability, or age.
Job ID: 26098156
Locaties van jobs: Netherlands, Groningen, Scheemda
Contactgegevens voor toepassingsgerelateerde vragen: recruitment.benelux@henkel.com
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Deadline sollicitaties: Zolang de vacature op onze Career Site staat, ontvangen wij graag uw sollicitatie!
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Chi siamo
FAQ
Sono interessato a diverse posizioni. Posso candidarmi per più posizioni contemporaneamente?
Sì, è sufficiente compilare il tuo profilo nel nostro sistema di candidatura online. Una volta completato il tuo profilo online, puoi candidarti per più posizioni.
L'offerta di lavoro è scritta in inglese: devo scrivere anche la mia candidatura in inglese?
Sì, grazie! Henkel è un'azienda internazionale e collaborerai con colleghi provenienti da tutto il mondo. Ecco perché l'inglese è la nostra lingua aziendale ufficiale.
Come linea guida generale, ti consigliamo di scrivere la tua candidatura nella stessa lingua dell'annuncio di lavoro. Ciò contribuisce a garantire chiarezza e coerenza durante tutto il processo di selezione.
Durante il processo di selezione ricevo un feedback sullo stato della mia candidatura?
Ogni ruolo in Henkel è unico, così come ogni candidato.
Trovare la giusta corrispondenza è importante, non solo per noi, ma anche per te. Ci impegniamo a garantire che il candidato e l'azienda siano perfettamente compatibili. I candidati possono sempre verificare lo stato della loro candidatura nel loro profilo.
Durante l'intero processo di assunzione, ti terremo informato/a e ti forniremo un feedback in ogni fase. Il tuo percorso con Henkel inizia con trasparenza e rispetto reciproco.
Chi devo contattare se ho domande sulla mia candidatura?
Il nostro team di recruiter è a tua disposizione per qualsiasi domanda o richiesta tu possa avere durante il processo di selezione.
Non esitare a contattare il team qui. Saremo contenti di aiutarti!